Gestionale
Camere, arrivi e partenze, imposta di soggiorno
Prima cosa: non è ancora finito.
Lo stiamo scrivendo. Preferiamo dirvelo qui piuttosto che vendervelo e farvelo scoprire dopo. Cerchiamo tre strutture pilota: ci lavoriamo insieme, il prezzo e la data li mettiamo per iscritto prima di cominciare, e se non arriviamo alla data non pagate.
Serve a una struttura piccola, dove non c’è un ufficio dedicato e chi sta alla reception fa anche altro. Non prova a essere il gestionale di una catena.
Cosa farà
- Tutto il pacchetto Sito
- Arrivi, partenze e stato di ogni camera in un calendario solo
- Check-in con i dati richiesti dalla Questura, già pronti da inviare
- Imposta di soggiorno calcolata secondo la delibera del vostro Comune
- Incassi e spese per camera, per canale e per mese
- Quanto resta davvero, al netto delle commissioni dei portali
- I vostri dati escono in un file quando volete, senza chiederlo a noi
Gli adempimenti italiani
Sono la ragione per cui un gestionale generico comprato all’estero non basta.
La comunicazione dei documenti degli ospiti alla Questura entro le ventiquattr’ore. È l’adempimento che fa perdere più tempo alla reception, e va fatto anche in bassa stagione.
Si calcola secondo la delibera del vostro Comune, che cambia da comune a comune: esenzioni per età, notti massime, tariffe per categoria. E cambia negli anni.
Il movimento dei clienti, con i tracciati che ogni Regione chiede a modo suo.
Il codice identificativo nazionale va esposto sul sito e negli annunci: il gestionale e il sito devono dire lo stesso numero.
Cosa cambia
Sei cose che oggi dipendono da chi è in turno
Un gestionale non serve a essere più organizzati in astratto. Serve a togliere di mezzo gli adempimenti che oggi si fanno a mano e a far vedere due o tre numeri che oggi non si vedono. Qui sotto c’è cosa cambia, e perché. Dove la prima versione non arriva, è scritto in rosso dentro la scheda: preferiamo dirlo adesso che a lavoro iniziato.
Le schedine non dipendono più dalla memoria di nessuno
Ogni ospite va comunicato alla Questura entro ventiquattr’ore su Alloggiati Web, e la responsabilità resta della struttura anche quando a battere i dati è un collaboratore o un’agenzia. Le schedine partono da quello che avete già scritto al check-in: nessuno ribatte gli stessi dati una seconda volta, e la ricevuta resta attaccata alla prenotazione invece che in una cartella sul computer della reception.
L’imposta di soggiorno si conta da sé, e a giugno il numero c’è già
Esenzioni per età, tetto di notti, tariffe per categoria: stanno nella delibera del vostro Comune, cambiano da un Comune all’altro e cambiano negli anni. Il gestionale applica quella e tiene il conto notte per notte, così la dichiarazione annuale parte da un totale già pronto invece che da un foglio ricostruito a memoria. Nel 2026 la Cassazione ha confermato che dell’imposta risponde chi gestisce la struttura: il conto è vostro comunque, tanto vale averlo giusto.
La stessa camera non si vende due volte
Un calendario solo, e i portali allineati a quello. La doppia prenotazione non costa il rimborso: costa la telefonata in cui spostate un ospite arrivato da trecento chilometri, e la recensione che ne esce. È il guasto che una struttura piccola paga più caro, perché le recensioni sono poche e una pesa.
Nella prima versione il calendario è uno solo, ma i portali si allineano a mano: la sincronizzazione automatica non è compresa nel primo giro.
Ogni prenotazione diretta vale quanto la commissione che non pagate
Dal 13 ottobre 2026 Airbnb passa alla commissione unica a carico dell’host, in genere il 15,5% del subtotale, e chi non recupera l’IVA arriva vicino al 19%; Booking.com sta in media intorno al 15%. Su una notte da 200 euro sono una trentina di euro a prenotazione. Non si tratta di lasciare i portali, che portano gente che non vi conosce: si tratta di non pagarli anche su chi vi cerca per nome, perché quello arriva sul vostro sito, e se lì c’è un modo di prenotare resta lì.
Le richieste dirette dal vostro sito ci sono già oggi; l’incasso con carta dentro il gestionale no, arriva dopo il primo giro.
Gli indirizzi degli ospiti restano a voi
Chi prenota da un portale è cliente del portale: il contatto ve lo media lui, e per riavere quella persona l’anno dopo pagate un’altra volta. Chi prenota da voi vi lascia un’email e il consenso a essere ricontattato. È la differenza fra avere clienti e avere prenotazioni, e si vede dal secondo anno.
A fine mese un numero vero, non l’incassato
Quanto è rimasto per canale, al netto delle commissioni; quante notti sono rimaste vuote e quali; quanto è costata in media una prenotazione. Sono i tre numeri su cui si decide una tariffa, e quasi nessuna struttura piccola li ha sottomano: stanno divisi fra l’estratto conto del portale, il foglio delle presenze e la memoria di chi c’era.
Cifre e scadenze verificate a settembre 2026. Non sono un parere fiscale: le regole le conferma il vostro commercialista, il gestionale fa i conti.
I conti
Quanto è rimasto, non quanto è entrato
Un gestionale che conta solo le prenotazioni vi dice l’incassato, e l’incassato non è il vostro guadagno: dentro ci sono la commissione del portale, la pulizia fra un ospite e l’altro, la biancheria, i consumi, e l’imposta di soggiorno, che non è nemmeno vostra. Le spese si mettono una volta sola, e da lì esce il numero che serve per decidere una tariffa.
Le spese si scrivono una volta e si ripartiscono da sole
Quelle fisse — canone, utenze, assicurazione, commercialista — si dividono sulle notti vendute. Quelle che nascono con l’ospite — pulizia, biancheria, consumi, commissione del canale — restano attaccate alla singola prenotazione. Il mese e l’anno vengono da lì, senza rifare la somma a mano.
Quanto costa davvero una prenotazione
Un soggiorno di due notti e uno di cinque hanno la stessa pulizia e la stessa biancheria: sulle due notti quel costo pesa due volte e mezzo. È il motivo per cui il minimo di notti non è un capriccio, e conviene vederlo in euro invece che a naso.
La soglia sotto cui una notte vi costa
Una notte occupata ha un costo suo, e sotto quella cifra state pagando per lavorare. Saperla cambia il modo di fare gli sconti dell’ultimo minuto: si scende fino a lì, non oltre, e la decisione smette di dipendere da come è andata la settimana.
Quale camera, o quale appartamento, guadagna davvero
Con più unità la media mente: quasi sempre una tiene su le altre. Il conto per unità dice quale merita la ristrutturazione, quale va tolta dai portali e quale sta lavorando solo per pagare le pulizie.
L’imposta di soggiorno non è un vostro ricavo
La incassate dall’ospite e la girate al Comune. Se resta dentro l’incassato, il fatturato sembra più grosso e il margine esce sbagliato: qui sta in una colonna sua dal primo giorno, insieme a quello che avete già versato.
Il confronto fra canali diventa aritmetica
Centoventi euro da un portale al 15% e centodieci diretti non sono la stessa cosa, e con le spese dentro si vede subito quale delle due notti vi ha lasciato di più. È il numero su cui si decide se vale la pena spingere il canale diretto, invece di deciderlo per simpatia.
Non è un programma di contabilità e non sostituisce il commercialista: sono i numeri di gestione, quelli che servono a decidere un prezzo, non a chiudere un bilancio.
Airbnb e affitti brevi
Se invece delle camere avete appartamenti
Cambia poco nella sostanza e parecchio nei dettagli. Ogni unità ha il suo CIN, e dal 20 maggio 2026 il regolamento europeo sugli affitti brevi è pienamente operativo: le piattaforme verificano i codici di registrazione degli annunci e trasmettono periodicamente i dati alle autorità.
Vuol dire che un codice che non combacia con quello dichiarato non è più una svista da sistemare con calma: è un annuncio che può sparire nel mese in cui lavorate. Tenere codici, prezzi e disponibilità in un posto solo — lo stesso da cui li legge il sito — è la ragione più concreta per cui conviene che il sito e il gestionale li faccia la stessa parte.
Quello che vale già oggi
Quattro cose che non dipendono dalla data di consegna
Il sito e il gestionale leggono lo stesso dato
Prezzi, disponibilità e CIN stanno in un posto solo. Quando il sito lo fa un’agenzia e il gestionale un’altra, quel numero lo ricopia una persona, e prima o poi le due versioni si allontanano.
Sul diretto non prendiamo commissione
Quello che entra dal vostro sito è vostro per intero. Noi guadagniamo sul canone, non su una percentuale delle vostre notti.
I dati escono in un file quando volete
Anagrafiche, prenotazioni, presenze. Se un giorno cambiate fornitore ve li portate via: un gestionale che tiene in ostaggio lo storico si lascia solo perdendo qualcosa.
Risponde chi l’ha scritto
Siamo in due. Non c’è un primo livello di assistenza che apre un ticket: chi vi risponde è chi ha scritto la riga che non funziona.
Perché un canone e non un prezzo unico
Perché le regole cambiano: le delibere comunali sull’imposta di soggiorno cambiano ogni anno, i tracciati regionali ogni tanto, gli adempimenti nazionali ogni volta che cambia una legge. Un prezzo unico ci comprerebbe l’obbligo di adeguare gratis a vita, e finirebbe come finiscono quei contratti: nessuno adegua più niente, e vi trovate con un gestionale fermo al 2026.
La cifra di lancio per le prime tre strutture la mettiamo per iscritto prima di cominciare, insieme alla data. Se preferite aspettare che sia finito, scriveteci comunque: vi avvisiamo quando lo è, senza aggiungervi a nessuna lista.
Nel frattempo, la cosa che possiamo fare oggi è il sito: prezzi e condizioni.